Informationen für Bewerber gem. Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
1. Einleitung
Liebe Bewerberinnen, lieber Bewerber,
hiermit möchten wir Sie entsprechend der Art. 13, 14 und 21 DSGVO darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wie und weshalb wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO zustehen. Welche Daten konkret durch uns erhoben und verarbeitet werden, hängt maßgeblich von den von Ihnen angefragten bzw. bezogenen Leistungen sowie der Art der Inanspruchnahme unserer Services durch Sie ab.
1.1 Verantwortliche Stelle
DIOTIMA Energy GmbH
Am Alten Schlachthof 4
36037 Fulda
Telefon: +49 661 410 949-0
E-Mail: info@diotima-energy.de
Internet: www.diotima-energy.de
(im Folgenden: „DIOTIMA Energy“ oder „Wir“)
1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Herr Thomas Kolb
P7 22
68161 Mannheim
Telefon: +49 621 121829-31
E-Mail: info@kolbcom.de
2. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Kategorien betroffener Personen
Diese Erklärung bezieht sich auf Daten, die DIOTIMA Energy von Bewerberinnen und Bewerbern, die sich für ein Arbeitsverhältnis bei der DIOTIMA Energy oder einem Unternehmen innerhalb der DIOTIMA Energy-Unternehmensgruppe bewerben, erhebt und verarbeitet.
2.2 Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten im Zusammenhang mit unserem Bewerbungsverfahren folgende personenbezogene Daten:
- Daten zur Identifikation, zum Beispiel Ihr Name, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum;
- Kontaktdaten, zum Beispiel: Ihre Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adressen;
- Informationen zu beruflicher Qualifikation, Erfolgen, Fähigkeiten, im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit nötigen Berechtigungen,
- Informationen hinsichtlich des “Rechts auf Arbeit”, Informationen hinsichtlich jeglicher beantragter Visa sowie die Sozialversicherungsnummer:
- Informationen über Ihre rassische oder ethnische Abstammung, Geschlecht, Gesundheitszustand, die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber Behörden erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen und
- weitere sensible personenbezogene Daten, die Sie freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung preisgeben.
2.3 Herkunft der personenbezogenen Daten
Wir erheben diese Daten für gewöhnlich unmittelbar bei Ihnen selbst. In einigen Fällen erheben wir Daten über Dritte:
- Informationen über Ihre vorherige Beschäftigung (einschließlich Beschäftigungsnachweis) und weitere Informationen hinsichtlich Ihrer Eignung und Qualifikation für unser Unternehmen, die sich aus von Ihnen und / oder Dritten (z.B. Personalagenturen) bereitgestellten Referenzen ergeben;
- Weitere Informationen, die wir über externe Dienstleister, die von uns mit der Bewerberüberprüfung beauftragt wurden, erhalten;
- Wir holen Informationen aus bestimmten öffentlich zugänglichen Quellen (einschließlich des Internets – wie z.B. Xing, LinkedIn etc.).
2.4 Zwecke der Verarbeitung und rechtliche Grundlagen
Zweck der Erhebung und Verarbeitung ist es, eine Auswahlentscheidung hinsichtlich der jeweils ausgeschriebenen Stelle – bei Initiativbewerbungen hinsichtlich des Bedarfs neuer Mitarbeiter – treffen zu können und diese an den Bewerber zu kommunizieren.
2.4.1 Laufendes Bewerbungsverfahren / Initiativbewerbung
Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung im Rahmen eines laufenden Bewerbungsverfahrens sowie bei Initiativbewerbungen sind § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und lit. b) DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.
Soweit wir ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erheben und verarbeiten, erfolgt dies freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass ich deswegen Nachteile zu befürchten hätte. Ob Sie eine Einwilligung abgeben oder nicht, hat keine Auswirkungen auf Ihre Chancen im konkreten Bewerbungsverfahren.
Ihre Einwilligung bezieht sich zudem, soweit Ihre Daten über Social-Media-Plattformen (grundsätzlich in den USA) verarbeitet werden, auf die Übermittlung dieser Daten in ein Drittland, Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Aufgrund der Datenweitergabe besteht für Ihre personenbezogenen Daten ein Risiko. In den Vereinigten Staaten von Amerika besteht kein dem EU-Recht (DSGVO) und / oder nationalen Vorschriften (z.B. BDSG) vergleichbares Datenschutzniveau bzw. hinreichende Garantien, die die Wahrung eines adäquaten Datenschutzniveaus gewährleisten. Etwaige Defizite können im Übrigen aufgrund der amerikanischen Rechtslage nicht durch andere spezifische Garantien ausgeglichen werden. Nichtsdestotrotz werden, je nach Dienst, zum Teil Standardvertragsklauseln eingesetzt, um einen größtmöglichen Schutz für Ihre Daten zu erreichen. Sie können Ihre erteilten Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf hat auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen bis zum Zeitpunkt des Widerrufs keinen Einfluss.
Soweit Sie uns Lichtbilder zuschicken, verarbeiten wir diese zudem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Zweck der Verarbeitung ist hierbei, Ihre Bewerbung ordnungsgemäß zu erfassen und unverfälscht bearbeiten zu können. Im Rahmen der Auswahlentscheidung über die Stellenbesetzung findet in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben des AGG keine Berücksichtigung des Lichtbildes statt.
2.4.2 Aufnahme in den Bewerberpool
Ihnen steht die Möglichkeit offen, in die Aufnahme in unseren allgemeinen Bewerberpool einzuwilligen. Sie können die Einwilligung bspw. im Rahmen Ihrer (Online-)Bewerbung oder per E-Mail an die bei der Stellenausschreibung hinterlegten E-Mail-Adresse erklären.
Wenn Sie einwilligen, werden Ihre personenbezogenen Daten, wie bereits oben erläutert, erhoben und auch über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus, für das Sie eine Bewerbung eingereicht haben, gespeichert. Sie willigen damit insbesondere ein, dass DIOTIMA Energy diese Daten verwendet, um Sie später zu kontaktieren und das Bewerbungsverfahren fortzusetzen bzw. neu zu eröffnen, falls Sie für eine andere Stelle in Betracht kommen sollten.
Diese Einwilligung ist freiwillig und kann ohne Angabe von Gründen verweigert werden, ohne dass Sie deswegen Nachteile in dem konkreten Bewerbungsverfahren befürchten müssen. Eine erklärte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; in diesem Fall werden Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. bis zum Eingang Ihres Widerrufs unverzüglich gelöscht.
Unabhängig von einem etwaigen Widerruf werden Ihre Daten spätestens nach zwei Jahren gelöscht, sofern sich zwischenzeitlich keine weiteren Stellenmöglichkeiten ergeben haben.
Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung sind insoweit § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und lit. b) DSGVO.
3. Datenweitergabe an Dritte und grenzüberschreitende Datenverarbeitung
3.1 Datenweitergabe an Dritte
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen.
Teilweise werden Ihre personenbezogenen Daten auch durch von uns eingesetzte Dienstleister verarbeitet. Je nach konkreter Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit Dritten, ist das Zusammenwirken im Rahmen der Verarbeitung als getrennte Verantwortlichkeit, als Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO oder als gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DSGVO zu klassifizieren.
Die Kategorien von Empfängern sind in diesen Fällen insbesondere IT-Dienstleister und Betreiber von Social-Media-Plattformen.
3.2 Grenzüberschreitende Datenverarbeitung
Sofern Ihre Bewerberdaten über den Social Media Auftritt der DIOTIMA Energy verarbeitet werden, werden diese Daten unter Umständen in ein Drittland übermittelt. Diese Weitergabe erfolgt auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung sowie, teilweise, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO. Sofern Daten auf Grundlage einer Einwilligung in ein Drittland übermittelt werden, ohne dass zugleich ein Angemessenheitsbeschluss bzw. sonstige geeignete Garantien vorliegen, muss auf Grundlage des Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO auf das damit einhergehende erhöhte Risiko der Datenverarbeitung im Rahmen der Übertragung hingewiesen werden (vgl. Ziffer 2.4). Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass dank sorgfältiger Auswahl und stetiger Überprüfung der Standards unserer Vertragspartner potentielle Risiken erfolgreich minimiert werden.
Die Kategorien von Empfängern sind in diesen Fällen Betreiber von Social Media-Plattformen wie
- Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
- Meta Platform Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA
4. Speicherdauer und Löschfristen
Sofern Ihre Bewerbung nicht in einem Beschäftigungsverhältnis mündet und Sie keine Einwilligung zwecks der Aufnahme in dem Bewerberpool erklärt haben, löschen wir Ihre Daten spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Zugang unserer Absage an Sie. Falls Sie darin eingewilligt haben, in den Bewerberpool aufgenommen zu werden, speichern wir Ihre Daten weitere sechs Monate – insgesamt 12 Monate nach Zugang unserer Absage an Sie, sofern sich zwischenzeitlich keine weiteren Stellenmöglichkeiten ergeben haben.
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung und einer anschließenden Anstellung in unserem Unternehmen, werden Ihre Daten, die für die Durchführung und die Organisation des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert. Hierzu werden Sie gesondert belehrt.
5. Ihre Rechte beim Datenschutz
5.1 Ihre Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns vorgenommene Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung oder Löschung ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 7 DSGVO das Recht diese jederzeit zu Widerrufen. Wir weisen Sie darauf, dass ein Widerruf nur für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgt sind, werden von Ihrem Widerruf nicht betroffen und bleiben weiterhin rechtmäßig. Bitte beachten Sie, dass wir trotz Ihres Widerrufs gesetzlich zur Aufbewahrung und Dokumentation gewisser Daten verpflichtet sind (s. Ziffern 4 und 6 dieser Datenschutzinformation).
| Widerspruchsrecht Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. |
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt ein Schreiben in Textform, dass Sie bitte an die oben genannte Adresse richten oder per E-Mail an info@kolbcom.de versenden.
5.2 Beschwerderecht
Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Hessen ist zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Nähere Informationen erhalten Sie auch unter folgendem Link:
https://datenschutz.hessen.de/
6. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Durchführung und Anbahnung von Arbeitsverhältnissen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Einstellung in der Regel erforderlich sind.
Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Auswahlentscheidung zu Ihren Gunsten treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, welche für den Bewerbungsprozess erforderlich sind.
7. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir nutzen grundsätzlich keine Verfahren, bei denen eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO stattfindet. Sollten wir derartige Verfahren in Einzelfällen doch einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich notwendig ist.
8. Kontakt
Sollten Sie Fragen bzgl. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung. Diese richten Sie bitte an oben genannte Adresse.
9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation
Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2022.
Wir behalten uns vor diese Datenschutzinformation bei Bedarf zur Anpassung an gesetzlich und technische Entwicklungen oder im Zusammenhang mit dem Angebot neuer Dienstleistungen oder Produkte zu aktualisieren. Sollten wir unsere Datenschutzpolitik ändern, werden wir diese direkt in diese Erklärung auf unserer Homepage und an anderen Orten, die wir für angemessen halten, einstellen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern.